NCR

Kembali

LAPORAN KETAKAKURAN (NON-CONFORMITY REPORT)
Rujukan Fail:*				JAFPIB :*
Tarikh Audit :*
Jenis Audit :*				Kalsifikasi :*

Bahagian 1 - Butiran Ketakuran Keperluan : Pengurusan atasan hendaklah memastikan bahawa tanggungjawab dan bidang kuasa bagi peranan yang relevan ditetapkan, dikomunikasikan dan difahami dalam organisasi itu. Pengurusan atasan hendaklah menetapkan tanggungjawab dan bidang kuasa bagi: (b) memastikan proses memberikan output yang dimaksudkan. Penemuan : Pihak EcoCampus tidak jelas apakah peranan dan tanggungjawab pusat itu serta di manakah punca bidang kuasanya. Perancangan aktiviti-aktiviti tidak dipantau dan pelaksanaannya tidak jelas bagaimana dapat membantu mencapai KPI/ KRA yang dilatakan. Bukti Penemuan : 1. Temu bual dengan auditee iaitu Pengarah, Dr Robert Francis Peters menyatakan tiada surat memaklumkan EcoCampus di bawah TNC P&I. Beliau tidak pasti perlu melapor kepada Naib Canselor atau TNC P&I. Dalam carta organisasi UMS, sudah jelas Ecocampus adalah di bawah portfolio TNC P&I. 2. Walaupun MySUN dibincangkan dalam Mesyuarat Pengurusan EcoCampus, namun tiada inisiatif atau tindakan susulan daripada pihak EcoCampus membawa kertas kerja MOU Projek MySUN ke Mesyuarat Senat atau JPU berikutan emel daripada IPMB bertarikh 18 April 2022 memaklumkan bahawa cadangan tersebut perlu dibawa oleh EcoCampus. 3. Temu bual dengan auditee iaitu Ketua Pentadbiran, Encik Suffian Osman, tidak maklum bahawa KRA 5: Penjanaan melalui aktiviti-aktiviti Ecocampus adalah di bawah tanggungjawab Ecocampus bagi tahun 2022. Hasil cross audit dengan CIEW memaklumkan bahawa belum menerima laporan pencapaian setakat Jun 2022 daripada pihak Ecocampus. 4. Tiada bukti status pelaksanaan dan pencapaian bagi 6 jawatankuasa yang menyumbang kepada KPI EcoCampus. Minit Meyuarat Bil. 5/2021 bertarikh 27 Disember 2021 menyatakan akan menyegerakan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Landskap UMS namun sehingga Julai 2022 belum ada mesyuarat berkenaan diadakan. 5. OFI bertarikh 28 Julai 2021 tidak dibuat penambahbaikan. Berdasarkan OFI pada tahun 2021, pihak PPE memaklumkan bahawa perancangan objektif dan aktiviti kakitangan akan dibincangkan dalam Bengkel PPE yang akan diaksanakan. Namun sehingga pada bulan Julai 2022 bengkel yang dimaksudkan belum dilaksanakan. 6. Tiada bukti pelaksanaan mesyuarat dengan ahli-ahli KRA 6 untuk membuat pemantauan KPI/ KRA yang dilatakan dan verifikasi data UI Greenmetric Ranking dengan JAFPIB berkenaan. Auditor : Auditee :
Bahagian 2 - Keputusan hasil penyiasatan dan pengenalpastian punca Pusat Pengurusan EcoCampus (PPE) telah ditubuhkan pada February 2013. Penyeliaannya berada di bawah Naib Canselor UMS, dan pusat berkenaan melaporkan perkembangannya kepada JPU dsb. Dalam tahun 2018, penyeliaan PPE diletakkan dibawah Timbalan Naib Canselor Penyelidikan & Inovasi UMS (TNC P&I). Bagaimanapun, PPE masih melaporkan perkembangannya kepada JPU dsb sehingga lewat 2020. Disamping itu, PPE hanya terlibat dalam Jawatankuasa Penyelidikan & Inovasi di bawah TNC P&I secara konsistan bermula 2022. Tahun 2021 tidak menampakkan penglibatan PPE sebagai ahli JK P&I yang konsistan (rujuk minit mesyuarat JK P&I 2020-2022). Dengan keadaan ini, tidak hairan kenapa peranan dan tanggungjawab PPE adalah tidak jelas bukan sahaja antara kakitangan PPE tetapi juga antara pemegang taruh berkenaan. Keadaan tersebut menyebabkan halatuju PPE tidak tersusun dengan baik, dan kesannya boleh dilihat melalui enam (6) kejadian seperti berikut; 1. Sejak penubuhan PPE, laporan utama PPE ke pihak pengurusan UMS ialah laporan pencapaian UI GreenMetric World University Rank. Laporan ini dibentangkan ke JPU atas permintaan NC atau PPSKK. Perkara yang serupa juga telah dibuat selepas penyeliaan PPE dipindahkan dari NC ke TNC P&I. Di bawah TNC P&I, PPE merupakan sebuah pusat rujukan dan hadir sebagai JK P&I. Bagaimanapun, peranan PPE tidak dapat dimainkan dengan baik susulan pendamic COVID19 apabila a) sebarang penyampaian maklumat dilakukan as-and-went-needed dan berdasarkan kepada permintaan NC atau PPSKK, dan b) PPE lebih bertindak sebagai pemerhati/backbencher dalam JK P&I. Dengan ini, punca ketakakuran dalam aspek ini ialah keaktifan PPE dalam JK P&I. 2. Emel IPMB Mengenai MoU antara IPT yang terlibat untuk mewujudkan satu Jaringan MySUN selama 5 tahun telah diterima pada 18 April 2022. Bagimanapun Minit Mesyuarat Pengurusan EcoCampus Bil 2/2022 tidak mengandungi sebarang maklumat mengenainya. Memandangkan perkara tersebut belum lagi dibawa dałam Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana MySUN, maka perkara tersebut hanya dibincangkan beberapa kali dalam suatu perbincangan tertutup antara Pengarah, Timbalan Pengarah dan Ketua Pentadbiran. Dengan ini, salah satu punca ketakakuran ialah ketiadaan Mesyuarat Jawatankuasa Perlaksanaan MySUN. Bagaimanapun, ini berada diluar kuasa PPE sehingga tindakan alternatif terpaksa diambil. 3. KRA5: Penjanaan melalui aktiviti-aktiviti EcoCampus. Ketua Pentadbiran sedia maklum KRA5: Penjanaan melalui aktiviti-aktiviti EcoCampus adalah di bawah tanggungjawab EcoCampus. Bagaimanapun, PPE tidak melaporkan pencapaian berkenaan kepada CIEW disebabkan UMSInvest Bhd tidak memanjangkan data-data berkenaan kepada PPE sebaliknya syarikat tersebut disalurkannya terus ke pihak Bendahari. Perbincangan formal telah diadakan pada Feb 2022 dengan UMSInvest Bhd, dan syarikat berkenaan telah bersetuju untuk memanjangkan data-data berkenaan kepada PPE. Bagaimanapun, UMSInvest Bhd belum mengambil tindakan yang sewajarnya. Ini terbukti benar apabila pihak Bendahari telah melaporkan penjanaan tersebut dalam Bengkel KRA di Hilton Hotel, Kota Kinabalu baru-baru ini. Dengan ini, UMSInvest Bhd tidak melaksanakan tanggungjawab mereke sehilgga suatu ketakakuran telah berlaku. 4. Enam (6) jawatankuasa yang menyumbang kepada KPI PPE merujuk kepada suatu struktur organsasi dimana PPE berada di bawah NC. ToR yang berkenaan tidak boleh digunapakai dalam keadaan semasa. Selain itu, JK Pengurusan Landskap bukan salah satu dari 6 JK berkenaan walaupun salah satu KPI PPE tahun 2022 ialah kelulusan dasar pengurusan landskap UMS. Draf dasar tersebut sedia dimurniakan. Dengan ini, salah satu punca ketakakuran dalam aspek ini ialah ketiadaan ToR yang bersesuaian dengan kedudukan PPE di bawah TNC P&I. 5. Bengkel PPE tidak dilaksanakan. Ini adalah kerana terdapat beberapa aktiviti MySUN yang boleh memenuhi objektif bengkel berkenaan. Walau demikian, perkara ini tidak dibincangkan dalam mana-mana mesyuarat sehingga kelihatan PPE tidak peka kepada keperluan pembangunan sumber manusia dalaman. 6. Perlaksanaan mesyuarat dengan ahli-ahli KRA6 telah dijalankan beberapa kali di atas talian dan komunikasi mesyuarat tersebut dilakukan melalui whataspp. Dengan ini, salah satu punca ketakakturan ialah ketiadaan info-info berkenaan dalam fail. Auditee : Tarikh :
Bahagian 3 - Pelan Tindakan Pembetulan termasuk tarikh pelaksanaan Untuk mengatasi ketidakakuran yang telah dinyatakan, PPE akan melaksanakan pelan-pelan pindakan pembetulan yang berikut; 1. Pelan Tindakan Pembetulan #1: PPE akan hadir secara aktif dalam Mesy JK P&I. Hal-hal seperti UI GreenMetric juga akan dibentangkan dalam mesyuarat berkenaan sebelum ianya dibentangkan di mana-mana platform yang lain. 2. Pelan Tindakan Pembetulan #2: PPE akan membawa sebarang isu mengenai MySUN ke dalam mesyuarat pengurusan jabatan melalui agenda Hal-Hal Lain. Mengenai MoU antara IPT, tiada tindakan pembetulan diperlukan. Ini adalah kerana perbincangan tertutup antara Pengarah, Timbalan Pengarah dan Ketua Pentadbiran telah mewujudkan beberapa langkah pengurusan. a. Langkah Pengurusan #1: PPE perlu usulkan MoU berkenaan dalam Mesy JK P&I. Ini tertakluk kepada terma-terma berikut a) semua MoU perlu dibentangkan terlebih dahulu di JK P&I (Minit Mesy P&I April 2022) dan b) pusat perkhidmatan dan pusat rujukan hanya boleh bertindak sebagai penyelaras MoU manakala fakulti/akademi/pusat/institut berkenaan harus bertindak sebagai pelaksana MoU (Minit Mesy P&I 29 Jul 2022). Langkah ini telahpun diambil pada 30 Ogos 2022. b. Langkah Pengurusan #2: PPE perlu menyokong IMPB mengusulkan MoU berkenaan dalam Mesyuarat SENAT dan seterusnya Mesyuarat LPU yang akan datang. Maklumat mengenai Langkah ini telahpun disampaikan kepada Ketua Projek berkenaan. 3. Pelan Tindakan Pembetulan #3: Perjumpaan susulan dan pengeluaran surat peringatan kepada UMSInvest Bhd perlu diambil. Tindakan-tindakan ini dirancang sebelum 30 Oktober 2022. 4. Pelan Tindakan Pembetulan #4: Pembentukan jawatankuasa-jawatankuasa berkenaan Dasar Pengurusan Tenaga Lestari dan Dasar Pengurusan Sisa Lestari sahaja akan diwujudkan. Ini akan dilakukan selepas ToR JK berkenaan dikemaskini. Rancangan tindakan diambil sebelum 30 November 2022. 5. Pelan Tindakan Pembetulan #5: Pada Julai 2022, kakitangan PPE telahpun dicadangkan untuk mengambil kursus MOOC MySUN. Pemantauan pencapaian kursus tersebut akan dilaksanakan pada 30 September 2022. 6. Pelan Tindakan Pembetulan #6: Pemfailan komunikasi whatsapp dan email berkenaan KRA6. Ini akan dilaksanakan dengan segera dan akan selesai sebelum 30 September 2022. Auditee : Tarikh :
Muat Turun Dokumen : Tiada Dokumen